Akredytacja a certyfikacja – wyjaśnienie istotnych różnic w procesach

Rozróżnienie między akredytacją a certyfikacją

Bardzo często zamiennie stosuje się pojęcie akredytacji i certyfikacji, a wbrew pozorom jest to znaczący błąd. Aby zrozumieć zasadnicze różnice między wskazanymi terminami, należy zacząć od przyjrzenia się bliżej definicjom obu terminów.

Akredytacja: gwarancja kompetencji i jakości

Akredytacja dotyczy firm, które zajmują się działalnością certyfikacyjną, polegającą na przeprowadzaniu procesów oceny zgodności systemu zarządzania z daną normą ISO, czyli wytycznych opracowanych przez niezależnych, międzynarodowych ekspertów, którzy reprezentują różne dziedziny i sektory gospodarki. Należy jednak podkreślić, że jednostki certyfikujące nie muszą posiadać akredytacji w konkretnym kodzie branżowym, aby przyznawać swoim klientom certyfikaty. Na czym w takim razie polega różnica? Akredytacja świadczy o wysokiej jakości oferowanych usług i kompetencji. Co więcej – daje gwarancję, że certyfikacja przebiega pod nadzorem akredytatora, który w trakcie corocznych audytów sprawdza zgodność prowadzonych procesów z zasadami określonymi w normach.

Certyfikacja: potwierdzenie zgodności ze standardami

Certyfikacja to proces potwierdzający działanie zgodne z danym standardem. Dotyczy firm z różnych branż, które chcą w ten sposób podnieść jakość oferowanych usług, produktów czy rozwiązań, co przyczynia się do zdobycia zaufania konsumentów. Realizacja wiarygodnych kryteriów pozwala również osiągnąć przewagę wśród konkurentów na rynku. W większości przypadków certyfikacja ma charakter dobrowolny, a przedsiębiorstwa chcące uzyskać certyfikat, czyli dokument świadczący o zgodności systemów zarządzania z daną normą, powinny skorzystać z usług jednostki certyfikującej.

Procesy i cele: jak funkcjonują akredytacja i certyfikacja?

Akredytacja – dotycząca jednostki oceniającej zgodność i uprawnionej do przyznawania certyfikatu – przebiega w sposób zbliżony do procesu uzyskania certyfikacji. Jak wyglądają obie procedury w praktyce?

Proces akredytacji

Podmiot starający się o uzyskanie akredytacji najpierw powinien złożyć specjalny wniosek do jednostki akredytującej z odpowiednimi załącznikami oraz wnieść opłatę wstępną. Następnie powoływany jest zespół audytorów ze strony tegoż akredytatora , sprawdzający zgodność dokumentacji systemowej z wymaganiami norm i innych dokumentów regulujących zasady funkcjonowania jednostki certyfikującej systemy zarządzania. Po zatwierdzeniu dokumentacji przychodzi pora na ocenę na miejscu, czyli audyt, w trakcie którego prowadzona są rozmowy (m.in. z osobami odpowiedzialnymi za system zarządzania jednostki). Po audycie utworzony zostaje raport, w którym wylistowane są niezgodności, spostrzeżenia oraz obszary do doskonalenia. W odpowiedzi na te uwagi jednostka przygotowuje plan CAPA (Corrective and Preventive Action Plans),a  po jego akceptacji przez akredytatora akredytacja zostaje przyznana na okres czterech lat.

Proces certyfikacji

Proces certyfikacji systemu zarządzania zakłada przeprowadzenie audytu przez jednostki zajmujące się oceną zgodności. Przed zaangażowaniem organizacji certyfikującej, takiej jak CeCert, warto sprawdzić najpierw wymagania normy, przeanalizować aktualną sytuację firmy i przede wszystkim – wdrożyć adekwatny system zarządzania. Kolejny krok obejmuje złożenie wniosku, podpisanie umowy, a następnie ustalenie daty audytu certyfikującego. Po audycie audytor przygotowuje raport wraz z pozytywną bądź negatywną rekomendacją do wystawienia certyfikatu i składa go jednostce certyfikującej, która podejmuje wówczas decyzję o przyznaniu certyfikatu.

Organizacje prowadzące weryfikację: różnice w podejściach

W poprzedniej części tekstu wyjaśniono, co to jest akredytacja i certyfikacja, teraz warto omówić bliżej rodzaje organizacji prowadzących weryfikację i zakres ich działań.

Jednostki akredytujące

Jednostki akredytujące odpowiadają za przyznawanie akredytacji, sprawowanie nadzoru i prowadzenie wykazu jednostek certyfikujących. W Polsce formalne uprawnienia nadaje PCA, czyli Polskie Centrum Akredytacji na mocy ustawy z 13 kwietnia 2016 roku. Głównym dokumentem wyznaczającym zasady akredytacji PCA jest norma PN-EN ISO/IEC 17000:2006.

Jednostki certyfikujące

Jednostki certyfikujące to – jak już wcześniej wspomniano – przedsiębiorstwa, które przeprowadzają oceny zgodności z danym standardem i wydają certyfikaty. Firmy tego typu mogą posiadać wąskie specjalizacje i oferować np. usługi w zakresie oceny zgodności systemów zarządzania jakością czy wyrobów medycznych (tj. certyfikacja ISO 13485:2016) – wszystko zależy od rodzaju posiadanych kompetencji.

Kluczowe kryteria i standardy: podstawa ocen

Jakie kryteria powinny wziąć pod uwagę jednostki certyfikujące ubiegające się o akredytację? Jakie wyzwania stoją przed organizacjami starającymi się o certyfikację? Proces oceny tych podmiotów obejmuje szeroki zakres czynników wynikających z wymagań danej normy ISO, które bezpośrednio wpływają na zdolność prowadzenia skutecznych działań.

Kryteria akredytacji

Akredytacja jest bezpośrednim dowodem na to, że akredytowane podmioty zostały ocenione pozytywnie i dysponują kompetencjami niezbędnymi w obszarze oceny zgodności z konkretnymi normami. Działania takiej jednostki są stale monitorowane, a standardowe procedury PCA obejmują m.in. nadzór planowany czy ponowną ocenę przy dążeniu do przedłużenia akredytacji. Jednostki certyfikujące muszą spełniać kryteria, takie jak bezstronność i niezależność, a co najważniejsze – mieć odpowiednie kompetencje techniczne i organizacyjne.

Standardy certyfikacji

Firma, która pozytywnie przeszła audyt, nie otrzymuje dokumentu potwierdzającego zgodność ze standardami na zawsze. Co więcej – jednostka certyfikująca prowadzi stały nadzór nad wydanym certyfikatem, a to, czy wszystkie zasady są odpowiednio przestrzegane, sprawdza się poprzez m.in. audyty nadzoru (po roku i dwóch latach). Po trzech latach – jeśli firma zdecyduje się na przedłużenie współpracy z jednostką certyfikacyjną – rozpoczyna się proces recertyfikacji. Tylko w ten sposób można zapewnić produkty/usługi spójne z wymaganiami branżowych norm jakościowych.

Akredytacja i certyfikacja – korzyści dla biznesu

Akredytacja jednostki certyfikującej potwierdza jej kompetencje i świadczy o wysokich standardach. W ten sposób zarówno konsumenci, jak i cały rynek zyskują pewność, że wydawane certyfikaty są wiarygodne i miarodajne. Podobną wartość dla firm z różnych branż niesie proces certyfikacji. Wdrożenie systemu zarządzania zgodnego z konkretną normą ISO – bez względu na to, czy prowadzisz biuro księgowe, czy zajmujesz się produkcją wyrobów medycznych – przekłada się na jakość oferowanych produktów i usług. Choć akredytacja i certyfikacja dotyczą różnych przedsiębiorstw, to przynoszą podobne korzyści, takie jak wzrost zaufania klientów, przewaga na tle konkurencji czy nowe partnerstwa biznesowe, co w konsekwencji sprzyja rozwojowi danej firmy.

Aktualności