Co to jest audyt w firmie? Rodzaje audytów i korzyści z ich przeprowadzenia

Organizacje, którym zależy na rozwoju i doskonaleniu procesów, często decydują się na wdrożenie jednego z systemów zarządzania ISO. Aby jednak sprawdzić, czy zostały spełnione zasadnicze wymagania, konieczny jest audyt. Jakie są jego cele i rodzaje? Kto go przeprowadza? Sprawdź, na czym polega audyt ISO i jakie korzyści przynosi!

Co to jest audyt w firmie? 

Audyt ISO jest procesem, który bazuje na weryfikacji, czy system zarządzania w danej organizacji został wdrożony zgodnie z wymaganiami konkretnego standardu ISO (International Organization for Standardization), czyli Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej. Główny cel przeprowadzanych wówczas działań stanowi nie tylko ocena zgodności, ale i identyfikacja nieprawidłowości, które należy skorygować. 

Dlaczego przeprowadza się audyt organizacji? 

Organizacje decydują się na wdrożenie danego systemu zarządzania ISO z wielu przyczyn, mogących mieć jednocześnie charakter wizerunkowy, jak i operacyjny. Oto najważniejsze powody, dla których firma może przeprowadzić audyt:

• ocena, czy udało się spełnić wymagania standardów ISO i dążenie do uzyskania certyfikatu zgodności;
• doskonalenie, optymalizacja i zwiększenie efektywności procesów;
• chęć zdobycia przewagi konkurencyjnej na rynku;
• wdrożenie skutecznych narzędzi do minimalizacji ryzyka i zarządzania nim.

Kiedy przeprowadzić audyt w firmie?

Istnieją różne rodzaje audytu. Każdy z nich jest przeprowadzany na innym etapie – od wdrożenia, przez certyfikacje, po późniejsze utrzymanie danego systemu zarządzania ISO. Wyróżnia się audyty wewnętrzne oraz zewnętrzne (w dalszej części tekstu poszczególne typy zostaną omówione szerzej). W pierwszym przypadku przyjmuje się, że wystarczy przeprowadzić audyt raz do roku, aczkolwiek wszystko zależy od specyfiki danej organizacji i jeśli pojawia się taka potrzeba, należy zwiększyć częstotliwość. Zazwyczaj audyty zewnętrzne są organizowane raz na rok przez 3 lata, tutaj jednak trzeba dostosować się do wymagań wynikających z poszczególnych norm ISO.

Cel audytu – działania korygujące dla organizacji firmy

Głównym celem audytu jest wsparcie w doskonaleniu i usprawnieniu działalności organizacji poprzez ocenę zgodności systemów zarządzania z poszczególnymi normami ISO. Weryfikacja, czy wdrożone rozwiązania spełniają wymagania międzynarodowych standardów, ma za zadanie również zidentyfikować obszary wymagające podjęcia działań korygujących. Regularne audyty umożliwiają wykrywanie potencjalnych zagrożeń i minimalizowanie ryzyka. Warto dodać, że konkretny cel będzie różnić się w zależności od rodzaju audytu. W przypadku wzięcia udziału w procesie certyfikacji, przejścia przez audyt certyfikacyjny i uzyskania certyfikatu, wizerunek organizacji zyskuje na wiarygodności. Firma wówczas pokazuje potencjalnym klientom czy kontrahentom, że zależy jej na spełnianiu najwyższych standardów jakości, co sprzyja budowaniu przewagi konkurencyjnej.

Różne rodzaje audytów do weryfikacji poszczególnych obszarów

W zależności, którego standardu ISO będzie dotyczyć audyt, pojawią się różnice. Rozbieżności jednak nie dotyczą samego przebiegu procesu, ale wymagań wynikających z konkretnej normy odniesienia. Każdy audyt składa się z kilku stałych i uniwersalnych etapów. Pierwszy krok obejmuje zaplanowanie audytu – określenie jego celu i zakresu. Następnie audytorzy przeprowadzają audyt i oceniają zgodność danego systemu zarządzania z wymaganiami normy, analizując m.in. dokumentację przygotowaną przez organizacje podczas wdrażania standardu. Na podstawie zebranych informacji i wniosków sporządzany jest raport z audytu, w którym zawarto wynik i ewentualne zalecenia, a w przypadku audytu certyfikacyjnego – informację na temat spełnienia (lub nie) wymagań certyfikacji.

Rodzaje audytów ISO ze względu na sposób przeprowadzania

Przebieg audytu determinuje również jego rodzaj. Jak już wspomniano wcześniej, audyty dzielą się na wewnętrzne (pierwszej strony) i zewnętrzne (drugiej i trzeciej strony). Zasadnicza różnica między nimi polega przede wszystkim na podmiocie, który je przeprowadza, a także celowi stojącemu za tymi działaniami.

Audyt wewnętrzny – audyt pierwszej strony

Audyt wewnętrzny, czyli audyt pierwszej strony jest przeprowadzany przez jednego z pracowników danej organizacji w celu ocenienia, czy system ISO został wdrożony zgodnie z wymaganiami. Powstaje wówczas raport do wyłącznego użytku organizacji, a zebrane wnioski mają pomóc w doskonaleniu obszarów wymagających skorygowania poprzez wprowadzenie rekomendowanych działań naprawczych. Aby jednak zachować niezależny i bezstronny wymiar całego procesu, osoba audytująca nie może audytować działu, w którym na co dzień pracuje. 

Audyt zewnętrzny – audyt drugiej i trzeciej strony

Audyt zewnętrzny może zostać przeprowadzony zarówno przez drugą, jak i trzecią stronę. Organizacja nie korzysta wówczas z własnych zasobów, ale musi zaangażować niezależnych ekspertów, gwarantujących bezstronną i obiektywną perspektywę. W obu przypadkach cel stanowi przede wszystkim ocena zgodności systemu zarządzania z wymaganiami normy ISO.

Audyt drugiej strony dotyczy sytuacji, w której potencjalny dostawca, klient, partner biznesowy czy kontrahent chce sprawdzić, czy warto skorzystać z oferty danej firmy lub nawiązać z nią współpracę. Audyt przeprowadzany jest wówczas przez podmiot wyznaczony przez organizację, która zleciła ocenę zgodności. Osoba audytująca musi jednak posiadać niezbędne do tego kompetencje i być uprawnionym audytorem (wewnętrznym lub zewnętrznym).

W przypadku audytu trzeciej strony, czyli audytu certyfikacyjnego za przeprowadzenie oceny zgodności ocenę zgodności systemu zarządzania z wymaganiami normy ISO odpowiada niezależny podmiot zewnętrzny. Można wówczas skorzystać z oferty wybranej jednostki certyfikującej, specjalizującej się w interesującym nas obszarze. Pozytywny wynik audytu skutkuje przyznaniem certyfikatu, czyli dokumentu będącego oficjalnym potwierdzeniem, że organizacja spełniła wymagania ISO. 

Korzyści dla firmy z przeprowadzania audytu pierwszej, drugiej i trzeciej strony

Dążenie do ciągłego doskonalenia organizacji pracy i funkcjonowania przedsiębiorstwa stanowi kluczowy element rozwoju. Należy pamiętać, że wdrożenie systemu zarządzania ISO to jeden z etapów złożonego procesu. Aby podjęte działania były zgodne z wymaganiami danej normy ISO, konieczne jest regularne przeprowadzanie audytów.

Każdy audyt firmy, zarówno pierwszej, drugiej, jak i trzeciej strony może przynieść przedsiębiorstwu wiele korzyści, również biznesowych. Audyt wewnętrzny pozwala na dalsze doskonalenie wdrożonego systemu zarządzania poprzez identyfikację obszarów wymagających poprawy w celu podniesienia efektywności i standardów w danej organizacji.

Przeprowadzenie audytów zewnętrznych, zarówno drugiej, jak i trzeciej strony pomaga w skutecznym budowaniu profesjonalnego i wiarygodnego wizerunku w oczach klientów czy partnerów biznesowych. Certyfikat, będący pozytywnym wynikiem procesu oceny zgodności przeprowadzonego przez renomowaną jednostkę certyfikującą, to dodatkowa zaleta w postaci narzędzia marketingowego, która umożliwia umacnianie pozycji na rynku, a także stopniowe osiąganie przewagi na tle konkurencji.

Aktualności