Zarządzanie ciągłością działania w placówkach medycznych a ISO 22301

Bezpieczne funkcjonowanie placówki medycznej to nie tylko kwestia personelu czy sprzętu. Kryzysy potrafią sparaliżować działanie nawet najlepiej funkcjonujących placówek. Jak skutecznie ograniczyć ryzyko zakłóceń, przestojów i utraty dostępności do usług medycznych? Norma ISO 22301 stanowi solidne wsparcie dla sektora ochrony zdrowia, dostarczając sprawdzonych ram do wdrażania i utrzymywania ciągłości działania w placówkach o różnym profilu i skali.

Czym jest zarządzanie ciągłością działania w sektorze medycznym?

BCM (Business Continuity Management), czyli zarządzanie ciągłością działania to systemowe podejście do zapewnienia nieprzerwanego funkcjonowania organizacji, nawet w obliczu zakłóceń. W przypadku placówek medycznych oznacza to kontynuowanie diagnostyki, leczenia, dostępu do dokumentacji i kontaktu z pacjentami nawet w sytuacjach awaryjnych.

Celem BCM w sektorze medycznym jest ochrona zdrowia i życia pacjentów oraz utrzymanie podstawowych usług medycznych w każdych warunkach. Zarządzanie ciągłością działania to proces wieloetapowy, który łączy analizę, planowanie oraz praktyczne przygotowanie organizacji na zakłócenia. Całość rozpoczyna się od identyfikacji kluczowych procesów, których nieprzerwane funkcjonowanie jest niezbędne do utrzymania podstawowych usług medycznych. Następnie określa się potencjalne zagrożenia mogące wpłynąć na te procesy oraz opracowuje scenariusze reagowania w sytuacjach kryzysowych, uwzględniające specyfikę placówki. Równolegle przygotowywane są plany odtworzeniowe, których celem jest sprawne przywrócenie operacyjności po ustaniu zakłóceń.

Dlaczego plan ciągłości działania jest kluczowy dla placówek medycznych?

Szpitale i inne podmioty lecznicze zaliczane są do infrastruktury krytycznej państwa. Nawet krótki przestój w ich działaniu może mieć tragiczne konsekwencje. Utrata danych medycznych, brak dostępu do wyników badań, czy opóźnienia w zabiegach mogą prowadzić do poważnych powikłań.

Placówki medyczne muszą być przygotowane na przerwy w działaniu spowodowane zarówno przez czynniki wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Budowanie odporności operacyjnej umożliwia sprawne funkcjonowanie organizacji w sytuacjach kryzysowych i szybki powrót do pełnej gotowości operacyjnej. Dla pacjentów oznacza to bezpieczeństwo, dla personelu jasne procedury, a dla zarządu – kontrolę nad sytuacją i minimalizację strat.

Wpływ pandemii i innych sytuacji kryzysowych na placówki medyczne

Pandemia COVID-19 obnażyła słabe punkty wielu placówek – braki kadrowe, problemy z logistyką, niedoinwestowane systemy IT. Do tego dochodzą zagrożenia takie jak powodzie, pożary, odejścia kluczowego personelu, czy cyberataki.

Nie trzeba długo szukać przykładów, które wydarzyły się niedawno, a w dodatku obrazowo pokazują konsekwencje braku przygotowania na sytuacje kryzysowe. Zdarzeniem, które pokazuje, jak istotną rolę odgrywają procedury awaryjne i planowanie jest m.in. atak hakerski na szpital MSWiA w Krakowie w marcu 2025 r. Placówka musiała przejść na ręczne prowadzenie dokumentacji, ograniczyć przyjęcia, a pacjentów przekierowywano do innych szpitali.

Jakie są elementy skutecznego planu ciągłości działania?

Skuteczny plan ciągłości działania w placówce medycznej to przemyślany, wieloetapowy proces, który łączy analizę, planowanie i regularne testowanie, aby zapewnić nieprzerwane świadczenie usług nawet w najtrudniejszych okolicznościach.

Na skuteczność planu ciągłości działania składa się szereg elementów, które wspólnie tworzą spójny i praktyczny system reagowania na zagrożenia:

• identyfikacja procesów krytycznych, takich jak przyjęcia pacjentów, diagnostyka, hospitalizacja czy dostęp do dokumentacji medycznej;
  
• analiza ryzyka i wpływu zakłóceń, pozwalająca oszacować skutki potencjalnych przerw i ich wpływ na funkcjonowanie placówki;
  
• strategie awaryjne, obejmujące działanie w trybie offline, lokalizacje zapasowe, a także zabezpieczenie odpowiednich rezerw sprzętu i leków;
  
• plany awaryjne i przypisanie odpowiedzialności, które jasno określają, kto odpowiada za konkretne działania w sytuacji kryzysowej;
  
• testowanie i aktualizacja planów, poprzez symulacje, audyty wewnętrzne i przeglądy zarządcze, które zapewniają, że plan jest realny i skuteczny w praktyce.
  

Jak ISO 22301 wspiera placówki medyczne w zarządzaniu kryzysowym?

Norma ISO 22301 porządkuje i systematyzuje podejście do planowania ciągłości działania. Standard wspiera identyfikację ryzyk, budowę strategii reagowania i mechanizmów komunikacji.

Czym jest norma ISO 22301 i dlaczego jest istotna?

ISO 22301 to międzynarodowy standard zarządzania ciągłością działania, powszechnie uznawany za fundamentalny dokument referencyjny w tej dziedzinie. Zawiera wymagania dotyczące analizy ryzyka, planowania, reagowania, monitorowania i doskonalenia procesu. Norma ma charakter uniwersalny – mogą ją wdrożyć zarówno małe kliniki, jak i duże szpitale. Zastąpiła starsze standardy, takie jak BS 25999 – opracowany przez British Standards Institution dokument będący pierwszą kompleksową normą w zakresie zarządzania ciągłością działania.

Jak wdrożyć ISO 22301 w placówce medycznej?

Proces wdrożenia ISO 22301 w placówce medycznej wymaga podejścia systemowego i uwzględnienia zarówno specyfiki sektora ochrony zdrowia, jak i indywidualnych uwarunkowań danej organizacji. Kluczowe jest rozpoczęcie od dokładnego rozpoznania kontekstu funkcjonowania placówki oraz potencjalnych zagrożeń – od lokalnych zagrożeń naturalnych, po ryzyka pandemiczne czy związane z infrastrukturą IT.

System musi zostać zintegrowany z codziennymi procedurami operacyjnymi – nie może być strukturą odrębną ani teoretyczną. Istotnym czynnikiem skutecznego wdrożenia jest również odpowiednie przygotowanie pracowników, zarówno kadry zarządzającej, jak i zespołów operacyjnych – poprzez szkolenia i warsztaty zwiększające świadomość oraz umiejętności reagowania.

Kiedy system jest już wdrożony, to możliwe jest rozpoczęcie procesu certyfikacji, który jest oceną systemu zarządzania ciągłością działania przez jednostkę certyfikującą. Pozytywna weryfikacja skutkuje wydaniem certyfikatu ISO 22301, który potwierdza gotowość organizacji do reagowania na incydenty i minimalizowania ich wpływu. Certyfikat wydawany jest na 3 lata, a jego utrzymanie wiąże się z koniecznością cyklicznych przeglądów, testów oraz aktualizacji systemu, tak aby zachować ciągłą gotowość operacyjną.

Aktualny harmonogram szkoleń

Pobierz

Jakie są najczęstsze błędy we wdrażaniu planu ciągłości?

Wdrożenie planu ciągłości działania to proces wymagający zaangażowania, wiedzy i odpowiedniego podejścia organizacyjnego. W praktyce wiele placówek medycznych popełnia jednak powtarzające się błędy, które znacząco obniżają skuteczność planu i jego realną wartość w sytuacji kryzysowej.

Do najczęstszych problemów we wdrażaniu planu ciągłości działania należą:

• traktowanie planu jako statycznego dokumentu „do szuflady”, bez regularnej aktualizacji czy testowania;
  
• brak zaangażowania kadry zarządzającej i personelu medycznego, skutkujący niską świadomością i brakiem gotowości do działania;
  
• pomijanie analizy ryzyk specyficznych dla działalności placówki;
  
• tworzenie nierealistycznych scenariuszy kryzysowych, które nie są testowane w praktyce;
  
• nieprzemyślana lub całkowicie pominięta strategia komunikacji kryzysowej, co prowadzi do dezinformacji i chaosu organizacyjnego.
  

Ryzyko kryzysu a ciągłość działania – jak się przygotować?

Aby skutecznie przygotować się na potencjalne kryzysy, placówki medyczne muszą świadomie zarządzać ryzykiem i elastycznie reagować na zmieniające się zagrożenia. Warto regularnie śledzić aktualne raporty branżowe, takie jak Global Risk Report, ponieważ dostarczają one cennych informacji o zmieniających się zagrożeniach, które mogą wpływać na funkcjonowanie placówek medycznych.

Właściwe przygotowanie powinno obejmować m.in. analizę zagrożeń specyficznych dla danej lokalizacji i profilu działalności, wdrożenie zautomatyzowanych systemów powiadamiania o incydentach oraz zapewnienie niezawodnych kopii zapasowych danych.

Jak identyfikować i minimalizować ryzyko?

Skuteczne zarządzanie ryzykiem w placówce medycznej wymaga systematycznego podejścia i uwzględnienia zarówno czynników wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Pierwszym krokiem jest analiza kontekstu funkcjonowania organizacji. Należy wówczas uwzględnić lokalizację placówki, strukturę personelu, zależności od systemów informatycznych, a także otoczenie prawne i społeczne.

W ramach przygotowań do sytuacji kryzysowych placówka medyczna powinna przeprowadzić systematyczną ocenę ryzyka, uwzględniającą możliwe zakłócenia i ich wpływ na kluczowe procesy. Na tej podstawie należy opracować zróżnicowane procedury postępowania dla różnych typów zagrożeń – zarówno cybernetycznych (np. ataki na systemy informatyczne), jak i fizycznych (np. awarie infrastruktury czy klęski żywiołowe) oraz personalnych (np. brak dostępności kluczowego personelu).

Czy certyfikacja ISO 22301 się opłaca i dlaczego warto wybrać doświadczonego partnera?

Certyfikacja ISO 22301 potwierdza, że dana placówka medyczna posiada skutecznie wdrożony system zarządzania ciągłością działania, zgodny z międzynarodowymi wymaganiami. Dla pacjentów, partnerów biznesowych i instytucji nadzorczych to wyraźny sygnał, że organizacja jest przygotowana na sytuacje kryzysowe i zdolna do szybkiego przywrócenia kluczowych procesów po zakłóceniach.

Uzyskanie certyfikatu niesie ze sobą szereg wymiernych korzyści dla placówki medycznej, w tym:

• potwierdzenie zwiększonej odporności operacyjnej i zdolności do szybkiego przywrócenia działalności po zakłóceniach;
  
• budowanie zaufania pacjentów, kontrahentów i organów nadzorczych;
  
• wzmocnienie wiarygodności rynkowej i wizerunku placówki;
  
• uzyskanie przewagi konkurencyjnej dzięki potwierdzeniu dojrzałości organizacyjnej.
  

Wybór doświadczonego partnera certyfikującego – najlepiej takiego, który zna realia sektora medycznego – znacząco ułatwia przeprowadzenie całego procesu, redukując ryzyko błędów i usprawniając audyt. Certyfikacja ISO 22301 może być także początkiem integracji z innymi systemami zarządzania, takimi jak ISO/IEC 27001 czy ISO 9001, tworząc spójne i odporne środowisko organizacyjne.

Aktualności